CONTROL

SÍNTESIS

El control es un proceso administrativo regulador, cuyo objetivo es hacer seguimiento para prevenir o encausar los procesos para lograr finalmente los objetivos planeados. Los controles se llevan a cabo mediante la aplicación de las 4 fases:

1. Establecimiento de estándares

2. Medición del desempeño

3. Comparación  del desempeño con el estándar

4. Acción correctiva

Hay tres niveles de control: Control Estratégico, Tactico y Operacional, los cuales se aplican de acuerdo con los niveles jerárquicos, siendo el estratégico el que tiene que ver con toda la organización y es el que hace el director, el táctico aplica a los niveles intermedios o de departamento, lo hace el gerente  y el operativo lo hace el supervisor.

Los fundamentos del control organizacional son:

-La clase de control.

-La fuente del control.

-El patrón del control.

-El objeto del control.

-La vinculación de los controles con las metas estratégicas.

-Los costos de los controles organizacionales frente a sus beneficios.

Los controles preventivos, como las reglas, las normas y los programas de capacitación, tienen por objeto disminuir el número y la gravedad de las desviaciones para minimizar su impacto en el futuro. Por otra parte, los controles correctivos tienen por objeto alinear los resultados y los comportamientos no deseados para que no se salgan de las normas o las metas establecidas.

El modelo del control correctivo abarca seis fases interrelacionadas:

-Definir el subsistema.

-Identificar las características que se medirán.

-Establecer las normas.

-Recabar información.

-Hacer comparaciones..

-Diagnosticar y corregir los problemas.

Los métodos principales para el control organizacional son:

-Los mecanicistas.

-Los orgánicos.

-Del mercado.

-Los financieros.

-Los basados en la automatización.

El control administrativo efectivo requiere que se utilice una combinación de múltiples métodos de control.

Los mecanismos del control y las cuestiones fundamentales del gobierno corporativo se concentran en el sistema de relaciones y controles que existe entre los accionistas, el consejo de administración y la alta gerencia de una empresa. El gobierno corporativo suele incluir una amplia variedad de cuestiones y actividades. Se presentaron algunos de los mecanismos de control internos y externos, sobre todo los relacionados con el control de los altos directivos. Se explicaron algunas de las previsiones centrales de la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, mismas que crearon nuevos controles externos. Se explicó el consejo de administración como una fuente central de control interno sobre los altos directivos. Se mencionaron algunas de las características fundamentales de los consejos efectivos.

MAPA MENTAL

EN RESUMEN...

El control evalúa el rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.

El control es una función administrativa, es decir es una labor gerencial básica, que puede ser considerada como una de las más importantes para una optima labor gerencial.

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organizacion tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración.

LIDERAZGO

SINTESIS

El liderazgo es la relación de influencia que existe entre los líderes y los seguidores que luchan por un cambio real y por resultados que reflejen sus fines compartidos. Los líderes pueden influir en otros utilizando su posición formal, las recompensas, la coerción, la experiencia y el carisma.

Características personales de los líderes efectivos:

Algunas de las características personales de un líder incluyen sus atributos físicos, sociales y personales. La inteligencia emocional se refiere a un conjunto de cuatro características personales que al parecer son útiles para un liderazgo efectivo, las cuales son: autoconciencia, autocontrol, conciencia social y habilidad social.

Conductas de liderazgo:

Los modelos conductuales del liderazgo ofrecen una vía para identificar por sus acciones a los líderes efectivos. El modelo de la Teoría X y de la Teoría Y menciona que las conductas de los líderes reflejan sus supuestos básicos respecto a las personas. La Teoría X y la Teoría Y representan dos formas muy diferentes de la manera en que los líderes ven a sus colaboradores y, por consiguiente, los administran.

El modelo del grid gerencial identifica diversas combinaciones de preocupación por las personas y por la producción. Éstos sientan las bases para derivar cinco estilos de liderazgo diferentes: el club campestre, el empobrecido, el de producir o morir, a la mitad del camino y el de equipo. Este modelo considera que el estilo de liderazgo de equipo es el ideal que se debe tratar de alcanzar

Contingencias de la conducta de liderazgo:

Los modelos de contingencia El modelo del liderazgo situacional señala que los líderes deben adaptar su estilo de liderazgo al grado de preparación de sus seguidores. Este modelo presenta diferentes combinaciones de conductas de dirección y apoyo del líder para los diferentes niveles de preparación de los subordinados. Sugiere cuatro estilos de liderazgo: indicativo, vendedor, participativo y delegador.

El modelo de liderazgo de Vroom-Jago menciona que un líder puede elegir entre cinco estilos de liderazgo con base en siete variables contingentes, reconociendo los tiempos requeridos y otros costos asociados a cada estilo. Los cinco estilos de liderazgo centrales son: decidir, consultar a cada individuo, consultar al equipo, facilitar y delegar.

Los modelos de contingencia presuponen que los líderes tienen mucha flexibilidad para utilizar sus estilos de liderazgo.

El modelo del liderazgo transformacional considera que éste implica una combinación de características, conductas y contingencias personales. Las personas que guían a las organizaciones durante los cambios que se necesitan suelen ser llamadas líderes transformacionales. Ellas inspiran a otros con su visión, la promueven a pesar de la discrepancia y muestran confianza en sí mismas y en sus opiniones. Además de tener una visión de futuro, utilizan su carisma para lograr objetivos éticos y son pensadores, considerados, confiables y confiados.

Las organizaciones utilizan tres enfoques básicos para desarrollar líderes: colocar a los empleados en posiciones que fomentan el aprendizaje en el puesto, proporcionar a los empleados evaluaciones y capacitación de liderazgos formales, ofrecer mentoring y coaching y darles asignaciones especiales.

Existen diferentes modelos de liderazgos que son utilizados por las empresas como el fundamento de sus actividades para desarrollar el liderazgo.

MAPA CONCEPTUAL

EN RESUMEN...

Los líderes no nacen, sino que se hacen.

El liderazgo es fundamental para la eficiencia de las organizaciones. Los empleados de todos los niveles de la organización pueden ejercerlo, el cual adopta distintas formas.

El liderazgo es el conjunto de capacidades que una persona tiene para influir en un grupo de personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo en el logro de metas y objetivos. También se entiende como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar a un grupo o equipo. En la administración el liderazgo es el ejercicio de la actividad ejecutiva en un proyecto, de forma eficaz y eficiente, sea éste personal, gerencial o institucional.

TRABAJO EN EQUIPO

SÍNTESIS

La tendencia hacia un mayor uso de estructuras basadas en equipos es la razón que explica por qué la competencia para trabajar en equipo es una de las seis competencias gerenciales fundamentales.

-los equipos de trabajo:

La popularidad de las estructuras organizacionales basadas en equipo refleja que el trabajo en equipo guarda potencial para lograr resultados que no podrían obtener los individuos trabajando solos. Varios objetivos estratégicos llevan a las organizaciones a diseñar sus estructuras en torno a los equipos de trabajo.

- tipos de equipos de trabajo:

Los miembros de un equipo de trabajo tienen una meta que comparten y deben interactuar entre sí para poder alcanzarla. Los cinco tipos más comunes de equipos de trabajo son de solución de problemas, funcionales, multidisciplinarios, autodirigidos y virtuales.

Tres diferencias básicas entre los equipos de trabajo son la índole de sus metas, el tiempo que duran y la composición de sus miembros. 

-la efectividad de un equipo:

 Los criterios de efectividad miden los resultados que han alcanzado cada uno de los miembros y el equipo completo. Un equipo de trabajo determinado puede ser efectivo en algunos sentidos y no serlo en otros. Los procesos internos incluyen el desarrollo del equipo de trabajo a lo largo del tiempo, los sentimientos personales y las normas de conducta. Las opciones que existen para crear un equipo son muchas, entre ellas las metas, los miembros, el tamaño, la ubicación y la duración. El sistema externo de un equipo incluye las condiciones externas y las influencias que existen antes de que se forme el equipo y después de su formación.

-procesos de equipo internos:

Los equipos se desarrollan con el transcurso del tiempo y pasan por varias etapas de desarrollo, las cuales incluyen la formación, las tormentas, las normas, el desempeño y la disgregación. En un equipo de trabajo también se desarrollan normas de conducta y su función es regular y estandarizar las conductas dentro del equipo. Las normas relativas a la forma de manejar los conflictos y las controversias son especialmente importantes para una efectiva toma de decisiones de equipo.

-Diagnóstico de las causas del mal desempeño de los equipos:

 Cuando los equipos no son efectivos, la causa del problema pueden ser los procesos de equipo internos. No obstante, los malos procesos internos pueden ser ocasionados por factores del sistema externo del equipo. Los administradores que diagnostican de forma correcta las causas de los problemas del equipo podrán aplicar las acciones correctivas adecuadas.

MAPA MENTAL

RESUMIENDO…

Uno de los elementos llamativos de las organizaciones de hoy es lo mucho que recurren a los equipos de trabajo. 

Un equipo de trabajo es un tipo especial de grupo. La mayoría de los equipos de trabajo tiene un número pequeño de empleados identificables e interdependientes, los cuales deben responder por los resultados de su desempeño de tareas que contribuyen a alcanzar las metas de la organización. 

Las opciones que existen para crear un equipo son muchas, entre ellas las metas, los miembros, el tamaño, la ubicación y la duración. Los equipos de trabajo virtuales son una opción cada vez más común en las organizaciones globales y de tecnología de punta.

Los equipos pueden pasar por etapas de muy distintas maneras. En los equipos efectivos, los miembros desarrollan un sentimiento de confianza, apertura, libertad e interdependencia. Estos sentimientos permiten que los miembros del equipo cooperen y coordinen sus acciones. En un equipo de trabajo también se desarrollan normas de conducta y su función es regular y estandarizar las conductas dentro del equipo. 

COMUNICACIÓN

SÍNTESIS

La comunicación efectiva es esencial para muchos aspectos del quehacer humano, entre otros para la vida de las organizaciones. La comunicación permite a los administradores recabar e interpretar la información que utilizan para planear, establecer metas y tomar decisiones estratégicas.

-El proceso de comunicación:

Tiene seis elementos: el emisor (codificador), el receptor (decodificador), el mensaje, la percepción, la retroalimentación y los canales que pueden ser formales e informales.

Los canales formales son descendentes, ascendentes y horizontales. Los descendentes para enviar mensajes a los diversos niveles de la organización. Los ascendentes para que los empleados participen en la toma de decisiones y proporcionen retroalimentación a los administradores. Los canales informales a menudo tienen tanta importancia como los canales de comunicación formales.

-Las barreras para la comunicación:

Entorpecen la emisión y la recepción de los mensajes porque distorsionan los significados que se pretenden transmitir o incluso los bloquean. Las barreras pueden ser organizacionales o individuales.

Las barreras organizacionales se pueden derivar del diseño mismo de la organización, de las diferencias de estatus, del vocabulario que suele crearse en torno a las tareas muy especializadas o de tener metas diferentes.

Las barreras individuales se deben a que los supuestos del emisor y el receptor se contraponen, a la interpretación equivocada del significado y a que las reacciones emocionales no se entienden bien.

-Propiciar la comunicación efectiva:

para mejorar la efectividad de su comunicación puede utilizar un lenguaje que el receptor pueda entender, escuchar activamente lo que otros digan, aclarar las ideas, prestar atención a los mensajes no verbales, dar seguimiento y asegurarse de que las acciones emprendidas apoyan la comunicación, etc.

-Cuestiones éticas en la comunicación:

Las características únicas de las computadoras y de las tecnologías de la información dan lugar a que surjan muchas cuestiones éticas. La ética en el uso de las computadoras se refiere a la naturaleza y las repercusiones de las tecnologías de la información y a la formulación de políticas para su debido uso.

MAPA MENTAL

RESUMIENDO…

El proceso de la comunicación es la comprensión, transmisión e intercambio de información de una persona a otra por medio de símbolos que tienen un significado. Por lo que se refiere a los administradores, la competencia para la comunicación es la base que sustenta la efectividad de su administración.

Como actividad gerencial es el proceso a través de cual se garantiza la acción de las personas.

Proporciona información y la comprensión necesaria para que las personas puedan cumplir sus tareas y proporciona las actitudes necesarias para que promuevan la motivación, la cooperación y la satisfacción en los cargos. 

Tipos esenciales de comunicación: 

·         Formal e informal

·         Oral y escrita

·         Descendientes, ascendientes y laterales 

Elementos:

·         Fuente. emite el mensaje.

·         Transmisor: codifica y transporta el mensaje.

·         Canal: espacio entre fuente y transmisor.

·         Receptor: proceso que recibe el menaje.

·         Destino: persona destinataria del mensaje.

·         Ruido: perturbación.

El responsable de la comunicación es el emisor y no el receptor 

MOTIVACIÓN

SÍNTESIS

La motivación es un estado psicológico que se presenta siempre que las fuerzas internas y/o externas estimulan, dirigen o mantienen los comportamientos. Son los procesos responsables del deseo de un individuo de realizar un gran esfuerzo para lograr los objetivos organizacionales, condicionado por el deseo de satisfacer alguna necesidad individual.

Hay 4 enfoques:

-El enfoque gerencial: 

Explica como los administradores usan las metas y las recompensas para mejorar el desempeño, esta mejora cando las metas son específicas. A fin de utilizar las metas y las recompensas de forma eficaz, los administradores deben empezar por comunicar una dirección general a los empleados.

Es importante, para la efectividad de los empleados, proporcionarles retroalimentación acerca del avance que han tenido para la consecución de las metas. El reforzamiento positivo y el negativo se deben utilizar para fomentar los comportamientos deseados en el trabajo, mientras que el castigo y la extinción se deben aplicar para desalentar los comportamientos indeseables en el trabajo.

La teoría de las expectativas dice que la motivación es más alta cuando los empleados piensan que sus esfuerzos desembocan en un mejor desempeño (expectativa) y cuando el desempeño es recompensado con resultados que ellos valoran (instrumentalidad).

-El enfoque del diseño del puesto: 

Describe la manera de diseñar los puestos de modo que produzcan motivación y satisfacción. Hay tres estados psicológicos críticos  que aparecen con puestos bien diseñados que desembocan en una gran motivación y satisfacción con el trabajo.

Hay cinco características específicas que son importantes: la variedad de las habilidades, la identidad y la importancia de la tarea, la autonomía y la retroalimentación.

-El enfoque de la organización:

Explica cómo el contexto de la organización incide en la motivación y la satisfacción. Los factores de la motivación, como un trabajo desafiante, la responsabilidad, el reconocimiento, los logros y el crecimiento producen grados de motivación muy altos.

-El enfoque de las diferencias individuales: 

Señalar cómo influyen las necesidades de los individuos en su trabajo. La pirámide de las necesidades de Maslow incluye las necesidades psicológicas, de seguridad, de afiliación, de estima y de autorrealización. Cuando las personas satisfacen una necesidad van ascendiendo por la pirámide, pero una necesidad frustrada hace que desciendan.

Los administradores Además, deben reconocer que cada empleado es único. Dadas las diferencias individuales que existen entre los empleados, sus reacciones ante estos enfoques no serán idénticas.

Pirámide de Maslow

Según robbins el proceso de la motivación se puede resumir en 3 aspectos

1.          El comportamiento humano tiene causas: hay estímulo internos y externos.
2.          El comportamiento humano es motivado: va impulsado hacia un objetivo.
3.          El comportamiento humano se origina en algo: impulso, necesidad, estimulo.

Hay dos teorías reconocidas que ayudan a entender la motivación la de Maslow y la de Herzberg, a parte de esas dos hay una que es más contemporánea y es la que hace más alusión al tema de gerencia esa es la del clima organizacional que se refiere al ambiente que hay entre todos los miembros de la empresa y la relación con la motivación.

MAPA MENTAL

RESUMIENDO...

La comprensión de la motivación y la satisfacción de los empleados es una guía para saber la forma en que los administradores se deben comportar en sus interacciones diarias, en que deben diseñar los puestos y las organizaciones y en qué deben intervenir cuando los empleados parecen estar poco motivados o insatisfechos.

La motivación es algo que influye en la conducta de un individuo. Hace una diferencia en lo que una persona realizará. Es obvio que los administradores de toda empresa organizada deben interesarse en los motivadores, así como aplicar su inventiva en la manera de usarlos. Por lo general la gente puede satisfacer sus deseos de asociación participando activamente en un club social en lugar de hacerlo en una empresa; satisfacer sus necesidades económicas mediante la realización de un trabajo suficiente para su sustento, o satisfacer sus necesidades de un partido político. Los administradores deben hacer uso desde luego de los motivadores que induzcan a la gente a desempeñarse efectivamente a favor de la empresa que la emplea.

ORGANIZACIÓN

SÍNTESIS

La organización o estructura organizacional es el proceso en el que la empresa  define cómo hacer funcionar sus recursos, estableciendo  funciones, actividades y procesos para lograr sus objetivos.  Siempre debe haber una interdependencia entre la estructura organizacional y los objetivos estratégicos. Algunos autores sugieren que primero se debe definir los objetivos estratégicos y luego establecer la estructura organizacional que sea apropiada para cumplir dichos objetivos.

Características: 

• Diferenciación: Se refiere a la organización por funciones o áreas y sus respectivos niveles, depende de la complejidad de la empresa, entre más compleja más heterogénea y así será más costoso y mayor el esfuerzo para que la organización funcione.
• Formalización: son las normas, procedimientos y reglamentos que se establecen para conducir y asegurar el comportamiento de los colaboradores y evitar que las cosas no se hagan como están previstas.
• Centralización: Se refiere a la localización de la autoridad para la toma de decisiones. 
• Integración: Es la forma de interrelacionarse internamente las diferentes partes o estructuras funcionales que conforman la organización. 

Tamaño Organizacional

El tamaño organizacional depende del número de empleados y el número de cargos. Sin embargo toda empresa debe enfrentar cuatro situaciones con respecto al tamaño organizacional que son: 

1. Crecimiento.
2. Desarrollo.
3. Supervivencia.
4. Declinación.

Principios administrativos

Los principios son fundamentales para la estructura organizacional porque permiten comprender como es el modelo de operación. Estos principios son:

1. Unidad de mando.
2. Delegación.
3. Amplitud de control.
4. Relaciones funcionales.
5. Especialización.
6. Definición funcional.
7. Correspondencia entre autoridad y responsabilidad.
8. Principio de línea y staff.
9. Principio escalar.

Tipos tradicionales de organización

Son tres: Organización Lineal, Organización funcional, organización de línea y staff, siendo la primera muy rígida, burocrática y lenta para la toma de decisiones y la última por el contrario más flexible y más rápida al mismo tiempo que funcionan las asesorías especializadas.

Departamentalización

Hace referencia al diseño estructural a nivel intermedio de la empresa.

Especialización

Significa que la estructura organizacional se compone de grupos homogéneos para garantizar eficiencia y economía. Esta puede ser Vertical u horizontal.

Tipos de departamentalización

Los tipos de departamentalización se dan de acuerdo con la forma como están agrupados los cargos en departamentos y a quien le reportan. Pueden ser tipo  Funcional, divisional (por productos y servicios), división geográfica, división por clientela, por proceso, por proyectos, matricial, en equipos, en redes virtuales, fuerza de tarea.

Diseño Operativo

Su enfoque son las actividades que debe desarrollar cada uno de los empleados. Las actividades están conformadas por tareas. Los cargos, desarrollan un conjunto congruente de actividades que constituyen el trabajo de un empleado. Asociado a los cargos están los perfiles de cargo y la descripción de los cargos.

Los cargos pueden tener un enfoque Clásico, humanista, situacional y socio técnico.

Enriquecimiento del cargo

Puede ser de forma horizontal cuando al trabajo se le agrega funciones de trabajos del mismo nivel y así los empleados puedan tener la oportunidad de ser multifacéticos y el enriquecimiento vertical cuando se le agrega la oportunidad de participar en la toma de decisiones y en la planeación.

MAPA MENTAL

RESUMIENDO...

El diseño organizacional busca definir la estructura y los procesos para que la empresa opere adecuadamente y se materializa en una estructura formal que debe corresponder con la estrategia de la empresa.

- El tamaño organizacional tiene que ver mas que todo con el numero de empleados  el numero de cargos.

- Los principios administrativos nos permiten comprender como es el modelo de operación.

- Los tipos tradicionales de organización son tres, el lineal, el funcional y el de linea y staff.

- La departamentalización es un enfoque macro de la estructura de la empresa a nivel institucional.

- La especialización garantiza eficiencia y economía.

- Lo tipos de departamentalización se dan de acuerdo con la forma como están agrupados los cargos en departamentos.

- El diseño operativo se enfoca en las tareas de los empleados.